Цифровая обработка почты

Оптимизация бизнес-процессов для ускорения реагирования на запросы клиентов и обеспечения целостности, безопасности, а также контроля и учета данных.

Обзор

Во многих организациях рабочий день начинается с распределения входящей почты по отделам, группам и специалистам. Для безопасной и прозрачной передачи почты в среде организации можно использовать сканирование и рабочие процессы с поддержкой изображений, но классификация этих документов по-прежнему в значительной мере выполняется вручную. Это приводит к задержкам обработки, ошибкам передачи из-за ошибочного истолкования и значительным трудозатратам.

Рост оперативности
Документы передаются в рабочий процесс уже в течение нескольких минут, что способствует улучшению обслуживания клиентов. Телекоммуникационная компания Swisscom передает клиентские документы своему персоналу менее чем через 4 часа после их получения. Ранее, при распределении документации вручную, этот процесс занимал 2 дня.

Увеличение эффективности
Автоматизация позволяет обрабатывать большее количество документов без увеличения численности персонала. Таким образом, рост вашего бизнеса не повлечет за собой увеличение затрат. В компании Countrywide Property Lawyers 90 % почты отправляется в нужные отделы автоматически благодаря решению Kofax.

Повышение производительности
Автоматизация процессов классификации и извлечения позволяет персоналу сосредоточиться на задачах, увеличивающих ценность вашего бизнеса — например, на обслуживании клиентов и обработке их запросов. В компании Caremark развертывание решения Kofax позволило повысить производительность персонала на 45 %.

Снижение трудозатрат
Автоматизация процессов классификации и извлечения сокращает потребность в обработке входящей документации вручную. Благодаря Kofax компания Corporate Express, крупный производитель канцтоваров, сократила расходы на обработку счетов на 1 млн. долларов США в год.

Меньше ошибок
Как правило, люди ошибаются при классификации 1 документа из каждых 20. Технологии классификации Kofax обеспечивают высочайшую точность обработки документации, до 10 раз сокращая количество ошибок — это позволяет уменьшить и число ошибок, допускаемых на последующих этапах обработки данных.

Сокращение рисков
Kofax обеспечивает точный и надежный процесс классификации и индексирования документов, что позволяет надежно хранить их в системах делопроизводства и хранения документов с использованием соответствующих тэгов и политик хранения.

Как это работает

Сортировка больших объемов входящей почты и ручной ввод данных с последующей передачей их в нужные отделы приводит к росту эксплуатационных расходов, уменьшает время реагирования на обращение клиента и увеличивает риск потери и утечки данных. Для решения этих проблем традиционную систему обработки почты необходимо модернизировать за счет реализации средств автоматического ввода, классификации и извлечения данных из входящей почты. Это позволит повысить эффективность управления бизнес-процессами.

Цифровая обработка почты — ввод документов и данных

Цифровые решения обработки почты от Kofax автоматизируют процессы классификации документов и извлечения данных в отношении всей входящей корреспонденции, электронной почты и факсов для последующего использования в бизнес-процессах.

  • Обработка печатных документов - факсов и электронной почты в одном решении независимо от механизма доставки.
  • Обработка печатных и рукописных форм - вложений, писем, счетов, чеков, заказов независимо от типа документа
  • Проверенный безопасный процесс

Бумажные документы сканируются по мере их поступления, что устраняет необходимость в пакетной обработке документов с сортировкой по типу. Факсы импортируются непосредственно с факс-сервера, печатать и сканировать их не нужно. Ввод электронной почты осуществляется автоматически — вместе с вложениями. Лучшие в мире технологии классификации документов и извлечения данных Kofax идентифицируют каждый документ на основе текстового и графического анализа, после чего документ направляется в соответствующий рабочий процесс. Революционные самообучающиеся технологии Kofax обеспечат обработку даже документов новых типов.