Kofax MarkView for AP

Ускоренная обработка счетов с Kofax MarkView for AP

Уменьшить затраты на обработку и усилить контроль

Kofax MarkView for AP оптимизирует обработку транзакций путем внедрения передовых практик с консолидацией всей связанной информации на основе имеющейся ERP-системы. Финансовые центры общего обслуживания используют Kofax MarkView for AP в рамках широкого бизнес-партнерства, обеспечивая интеграцию бизнес-специализаций в территориально разнесенных центрах. Выгоды очевидны — компании получают возможность сократить издержки, увеличить наглядность процессов, усилить контроль и максимально эффективно использовать денежные средства.

Усиление финансового контроля, улучшение обслуживания, сокращение затрат

Kofax MarkView for AP предоставляет специалистам по оплате счетов возможность оперативного просмотра каждого счета в ходе процесса его подписания и оплаты, тем самым усиливая контроль и обеспечивая максимальную производительность с минимизацией издержек. Счета вводятся в ERP-систему в день их поступления от поставщика. О размерах долга в конце месяца гадать больше не придется. Вся эта информация регистрируется и тщательно отслеживается с ведением отчетности в ERP-системе оплаты счетов и в Kofax MarkView for AP. Единый репозиторий для всех счетов, их резервных копий и архива операций обработки позволяет усилить финансовый контроль компании и значительно уменьшает риск повторных платежей, переплат, ошибок и мошенничества.

Kofax MarkView for AP позволяет резко повысить производительность специалистов отделов по оплате счетов без расширения штата и перераспределения ресурсов. Управление наличностью осуществляется максимально эффективно, ведь каждый счет тщательно контролируется с момента получения вплоть до момента оплаты. Бизнес-правила позволяют согласовать сроки оплаты, потенциальные скидки и штрафы за просрочку платежей. Автоматизация снижает затраты и обеспечивает удовлетворенность поставщиков. Интеграция между Kofax MarkView for AP и ERP-системой оплаты счетов означает, что данные потребуется вводить лишь один раз, и только в ERP-системе. Реализуемый таким образом единый источник актуальных данных позволяет сократить общую стоимость владения.

Возможность самостоятельного интернет-доступа к данным о состоянии платежей с предоставлением текущих счетов как менеджерам направления, так и поставщикам сокращает количество дорогостоящих обращений в отделы оплаты счетов. Онлайн-доступ ко всем данным отдела оплаты счетов уменьшает продолжительность, сложность и стоимость проведения ревизий.

Использование существующей ERP-системы

Удобные средства ввода и управления всеми данными счетов онлайн позволяют компаниям рационализировать и автоматизировать весь процесс: от закупки до оплаты. Большинство ERP-систем используются не в полной мере, так как связанные с этими дорогостоящими системами бизнес-процессы не оптимизированы. После внедрения ERP объем входящей и исходящей корреспонденции, факсов и канцелярской работы в целом остается прежним. Осуществив электронный ввод данных счетов на самом раннем этапе, организации получают возможность обеспечить полную автоматизацию всего рабочего процесса с момента закупки до момента оплаты. Компания Kofax обладает 16-летним опытом внедрения передовых практик в бизнес-процессы отделов оплаты счетов сотен компаний и организаций. С помощью Kofax им удалось оптимизировать рабочие процессы оплаты счетов и устранить ограничивающие факторы в коммуникационной среде.

Kofax MarkView for AP автоматизирует в приложениях ERP для оплаты счетов транзакции как на основе заказов, так и без них. Использование предварительно одобренных счетов и счетов на основе заказов позволяет оптимизировать утомительный процесс выплат, так как все данные счетов вводятся онлайн и передаются пользователю, ответственному за выплаты. Kofax MarkView for AP предоставляет пользователю все данные и инструменты для подписания и оплаты счетов. В случае запроса данных счетов или заказов Kofax MarkView for AP может предоставить онлайн-доступ ко всей соответствующей информации, значительно сокращая затраты и время на поиск этой информации силами специалистов по оплате счетов.

При обработке счетов без заказов Kofax MarkView for AP передает их непосредственно в отдел оплаты счетов, тем самым оптимизируя процесс классификации и утверждения. Для передачи счета соответствующему менеджеру направления приложение использует иерархии подтверждения и защиты системы ERP. Менеджер получает сообщение электронной почты, содержащее ссылку на документ. При нажатии на ссылку счет открывается в браузере — менеджер может его рассмотреть, классифицировать и утвердить. Коды центров затрат зачастую бывает трудно запомнить. Они вводятся в Kofax MarkView for AP и в дальнейшем проверяются на основе различных источников в реальном времени в соответствии с таблицами ERP. Чтобы утвердить или отклонить счет, менеджер просто перетаскивает на электронный счет соответствующий штамп.

Легкий доступ к данным

Kofax MarkView for AP обеспечивает ввод всей связанной со счетами информации онлайн, независимо от исходного формата или источника. Предусмотрена поддержка бумажных документов, факсов, электронных счетов, EDI, XML и других форматов. Все это реализуется на основе веб-браузера. Обработка документов производится примерно по тому же принципу, что и обработка обычной бумажной документации. На электронных документах размещаются заметки, подчеркивания, комментарии и штампы. Интернет-доступ к этим документам в компании и за ее пределами выводит процесс оплаты счетов за пределы отдела оплаты счетов. Менеджеры направления и поставщики могут использовать эту систему без какой-либо подготовки. Интерфейс программы исключительно прост и удобен. Поскольку ввод и обработка всех источников информации осуществляется с помощью знакомого интерфейса, этот бизнес-процесс гармонично интегрируется в общую рабочую среду организации.

Преимущества Kofax MarkView for AP

  • Ускорение рабочего цикла — позволяет повысить удовлетворенность внешних и внутренних клиентов и максимально увеличить приток денежных средств. Быстрая оплата позволяет получить скидки за досрочный платеж, устранить штрафы за просрочку платежей и уменьшить вероятность дублирования платежей в результате повторной отправки просроченных счетов поставщиками.
  • Невозможность потери или неправильного оформления документов — регистрация счетов онлайн производится незамедлительно, что исключает возможность их потери или неправильного оформления. Устраняется необходимость копирования, передачи по факсу и повторной отправки счетов.
  • Сокращение расходов на хранение и передачу документов — за счет устранения необходимости в физическом хранилище документации и в отправке счетов на рассмотрение и подтверждение почтой.
  • Повышение производительности — благодаря сокращению сроков, необходимых для подготовки счетов для отделов оплаты, их визирования руководителем и обработки в бэк-офисе.
  • Просмотр журнала аудита –— управление онлайн всей архивной информацией по каждой отдельной транзакции отдела оплаты счетов позволяет компаниям реализовать более эффективный и точный процесс аудита. Запросы проверки счетов и их связанного с ними архива обрабатываются посредством онлайн-системы самообслуживания.
  • Сокращение или устранение штрафов — сокращения или даже полное устранение штрафов и санкций, связанных с ошибками аудита и/или несоответствием нормативно-правовым требованиям.
  • Мониторинг и показатели производительности — получение данных в реальном времени упрощает непрерывный процесс улучшения. Предусмотрена возможность удобного отслеживания различных показателей, таких как стоимость счета и стоимость отдельной позиции счета.
  • Усиление контроля и повышение наглядности — политики управления (например, разделение процессов обработки счетов и процессов работы с поставщиками) могут обеспечиваться посредством автоматизированных рабочих процессов. Специалисты отдела оплаты счетов получают наглядное представление о процессах, способных предотвратить и выявить ущерб в результате мошенничества.
  • Сокращение затрат на аварийное восстановление — данные всех основных процессов управляются онлайн с удобной возможностью локальной архивации.
  • Сокращение количества ошибок при обработке — ошибок, приводящих к повторному выполнению операций, увеличению количества запросов со стороны поставщиков и ошибочным/повторным/просроченным платежам.
  • Более низкая стоимость соблюдения нормативно-правовых требований — автоматизированные процессы позволяют ускорить процесс соблюдения требований закона Сарбейнса-Оксли.

Нажмите на ссылки ниже для получения более подробной информации.